L’adage dit que 2 têtes valent mieux qu’une lorsque l’on souhaite résoudre une problématique ou être créatifs. Mais qu’en est-il lorsqu’il y a 3, 6 ou 10 personnes font partie de la fête ? Fort est à parier que vous vous dites « ça devient ingérable » ou « c’est trop chaotique cette perte de temps pour moi qui souhaite en sortir quelque chose de concret ». Les séances de remue-méninges, ou brainstorming, existent depuis la nuit des temps. Je parierais ma chemise que l’évolution de l’être humain est grandement due à des cerveaux qui ont su comment mettre leurs idées en commun.
Je vous propose donc des idées afin de structurer et d’animer vos séances de brainstorming en équipe, afin de les rendre plus productives !
1. Préparer la session
- Préparer la discussion (le thème, les problématiques, le temps donné, etc.)
- Faire des recherches sur le sujet et bâtir des pistes de réflexion afin d’alimenter le dialogue.
- Créer un ordre du jour (préparer vos questions, qui doit intervenir et quand)
- Choisir un lieu qui permettra l’essor de nouvelles idées. Il est préconisé de choisir un environnement qui n’est pas contraignant, mais qui est isolé de toute distraction externe.
- L’utilisation d’objets permet d’alimenter les discussions. Par exemple, si vous vous penchez sur la création de produits, pourquoi ne pas amener sur la table des produits concurrents ou connexes ?
- Pensez à amener également de la documentation pour appuyer vos conversations (stats, analyses, rapports clients, commentaires, etc.)
2. Choisir le groupe
- Un bon groupe est idéalement constitué par 6 @ 12 personnes.
- Vous pouvez choisir de mélanger des individus venant de différents horizons ou de différents paliers hiérarchiques de votre organisation. Cela dépend de la problématique à aborder et du niveau de profondeur que vous souhaitez.
3. Préparer la rencontre
- Présentez le problème à vos membres quelques jours avant la séance, cela leur permettra de réfléchir à la problématique et de bâtir leur point de vue.
- Demandez à vos membres un peu de préparation (effectuer des recherches, écrire des questions, faire des croquis, etc.)
Les rôles de l’arbitre/animateur :
L’arbitre doit se préparer adéquatement en effectuant ses recherches et en préparant des répliques et des questions de relance.
L’arbitre a pour rôle la bienséance de la rencontre et le respect des règles. Il doit animer la discussion et intervenir si un membre dépasse le cadre établi.
L’arbitre doit détecter les personnes qui sont plus timides à exprimer leur opinion et leur tendre la perche de temps à autre (ex: Et toi Thierry, tu en penses quoi ? Que pourrais-tu ajouter à cette idée Caroline ?)
4. Effectuer la séance
- Expliquez clairement le(s) thème(s) ainsi que le but de la séance. Définissez au groupe la durée de la séance et expliquez-leur les règles.
- Une séance de brainstorming en équipe peut durer de 15 @ 90 minutes. Il n’y a pas de séance trop courte ou trop longue. Cela dépend de la problématique.
- Plus une séance de remue-méninge est longue, plus elle nécessitera une planification rigoureuse et de la recherche de la part des membres afin de ne pas la laisser déraper;
- Pensez à donner une pause de 5 @ 15 minutes à votre équipe si la réunion dure plus de 60 minutes. Cela leur permettra d’aller se changer les idées … et peut-être d’en apporter des nouvelles au groupe par la suite!
- L’idéal est de nommer un secrétaire qui sera chargé de noter tout ce qui est dit durant la séance. Dans les petites organisations, cela peut-être fait par l’animateur.
Quelques règles à mettre en place :
Votre séance de brainstorming en équipe doit avoir un ou plusieurs thèmes, ce qui permet de ne pas s’éparpiller.
Il est interdit de prononcer un jugement sur une idée soumise. En effe, la négativité ne fait que freiner les idées, ce qui est contraire à l’effet que vous recherchez. Il est important que le maitre de la séance reprenne ceux qui prononcent des jugements sur les idées d’autrui.
Les idées farfelues sont les bienvenues… elles sont en fait ENCOURAGÉES.
Viser la production par la QUANTITÉ et non la qualité. Cela ne veut pas dire qu’il faut stopper le développement d’une idée par quelqu’un, mais plutôt d’émettre clairement que vous ne cherchez PAS des idées parfaites et construites. Vous cherchez PLEIN PLEIN PLEIN d’idées !
On encourage fortement à relancer les idées des autres. Si quelqu’un le fait, remerciez-le.
Gardez le silence afin de faciliter un état de concentration.
On lève les doigts pour nommer des propositions concrètes.
5. Rétroaction
Compilez les données de tous et envoyez un résumé de la séance à vos coéquipiers. Cela pourra peut-être permettre à certains d’exprimer ou de compléter leurs idées par la suite ? D’autres seront portés à poursuivre la discussion à plus petits groupes et peut-être générer des pistes de solutions supplémentaires.
Engager un animateur externe ?
C’est une bonne chose d’engager un acteur externe pour animer la rencontre. En effet, ce dernier n’aura pas de partie pris ou d’idée préconçue. Il ne sera pas pris dans un conflit d’intérêt ou relationnel au travers de l’équipe. Ainsi, il pourra relancer plus facilement votre groupe. Son expérience sera également utile afin d’aller chercher ceux qui sont plus timides.
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